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防疫新對策:遠距辦公崛起!企業如何挑選最佳通訊與協作工具?

因應近期新型冠狀病毒疫情影響,部分企業行號開始提倡在家遠距辦公,諸如Microsoft Teams、Slack、Jandi在內透過雲端平台服務運作的線上協作辦公服務也開始受到關注,同時也讓過去以來推行藉由網路平台運作的行動辦公模式更為普及。

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在行動辦公模式裡,除了電腦之外,絕對離不開的工具應該就是手機,同時也顯示在追求辦公效率與團隊協同作業,甚至跨部門聯繫工作事宜情況下,多工、跨裝置與行動辦公絕對是必要的。不過,通常多數工作團隊都可以理解多工、跨裝置與行動辦公的重要性,卻往往忽略檔案文件無法順利流通,其實也會阻礙工作執行效率,因此選用合適的工作溝通平台,其實相對重要。

用即時通訊軟體建立跨平台溝通最為迅速

在常見的團隊工作模式裡,不少人會使用LINE、微信 (WeChat)在內常見行動通訊服務,甚至藉由Facebook Messenger作為團隊工作聯繫管道,甚至也會以此類服務分享重要文件,或是透過不同群組溝通事項。

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事實上,透過此類通訊服務確實很容易串接電腦、手機等裝置聯繫,同時要用來交換檔案文件、交辦事項也十分便利,甚至有些必須跨境中國地區的工作溝通,勢必透過微信等服務才能確保聯繫不受限制。

但這些通訊服務,本身畢竟不是專門針對工作使用設計,因此部分文件可能會有保留存取時間限制,同時隨著時間軸拉長也可能難以回溯過往討論串內容,甚至可能隨著裝置遺失、重置,或是因為其他因素,導致過往討論記錄無法恢復,對於工作而言並不會是最好選擇,僅有方便即時溝通為主的使用優勢。

而且一旦將工作與此類通訊服務綁定,無形中也會干擾自己的私下生活,甚至難以找到其他親朋好友的對話群組內容,另一方面也可能會讓工作必須保密內容因為通訊服務外洩,畢竟工作團隊有人離職卻忘記被退出群組,很可能就會繼續知曉原本工作團隊內部溝通事項。

即便目前越來越多通訊服務已經整合開啟各類檔案功能,但若是面臨必須修改文件、審批內容的話,甚至要進行線上多人會議討論,使用者還是要切換至Skype、Zoom、Cisco Webex等服務操作才能完成處理事宜,對於工作使用體驗而言,顯然必須把眾多工作使用文件內容分散到更多app服務,勢必會造成部分使用體驗上的紛亂,因此將即時通訊服務納入團隊工作模式,其實還是作為輔助溝通使用比較好。

既然不要以即時通訊作為工作溝通平台,目前不少新創團隊、新興企業都傾向使用的Slack表現又是如何?

免費版就不錯用的Slack

2014年推出的Slack,因為簡單、直覺好用,加上整合越來越多檔案文件開啟、編修功能,因此在相當短的時間內就吸引不少工作團隊導入使用,並且作為正式工作溝通平台,例如LINE內部工作團隊就經常以Slack溝通工作事宜。

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如同LINE群組一樣,Slack同樣可以建立多組頻道 (Channel),藉此對應不同工作項目討論需求,同時也能將頻道設置為公開或私密,藉此依照不同工作內容劃分可觀權限,而設置為公開的頻道,甚至可以直接將未實際參與工作事項的人拉進頻道討論。

不過,跟LINE在內即時通訊軟體一樣,Slack由於也是採取直列排列設計,因此工作團隊規模越多,或是工作項目繁雜的話,依然可能會讓使用者在眾多頻道間感覺紛亂。

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至於在單一討論頻道內,更可透過「釘選 (Pin)」向所有頻道內的人發佈公告內容,藉此提醒所有人應該注意事項。而如果是要向特定人員提醒事宜的話,同樣也能透過網路服務常見的「@」指定特定對象,讓對方能透過推播訊息接受通知提示,而頻道內特定討論串內容也能透過「打星 (Star)」方式協助使用者快速回顧。

另外在檔案文件分享部分,Slack支援與Dropbox、Google Drive等常見雲端儲存服務整合,並且透過「Shared Files」項目方便頻道內成員隨時檢閱、取用,無需特別透過往回顧訊息,或是藉由關鍵字搜尋方式查找,因此對於需要重複檢視檔案文件的需求,其實相當方便。至於在文件線上共同編輯功能部分,Slack也能同步顯示不同人共筆編輯文件即時更改項目,藉此達成線上討論效果。

而在多人會議討論使用需求部分,Slack就僅在付費版本提供此項功能,分別支援視訊與語音會議,同時單次會議同時參與人數上限為15人,而免費版則僅支援一對一語音及視訊會議功能。

其他需要付費部分,還包含安全性的差異,另外免費版本雖然沒有使用人數上限規範,但可搜尋訊息則有近期1萬組的數量限制,同時最多可整合的應用服務也限制在10種,因此如果要有更完整功能的話,建議可以選擇一般每月6.67美元訂閱價格,或是依照進階需求選擇每月12.5美元付費訂閱方案,更大企業用戶需求則可由Slack提供客製化服務。

Slack對於一些人來說,僅有英文介面確實還是會造成一些直覺使用上的困擾,以使用完整性、整合程度,以及安全性,顯然還是Microsoft Teams有較大優勢。

目前也增加免費版本的Microsoft Teams

Microsoft Teams雖然一開始僅在付費訂閱使用的Office 365才提供,但微軟後續也針對使用需求推出單獨的免費使用版本,並且針對個人、小型工作團隊提供足夠跨平台溝通作業需求功能,相比Slack更在免費版就提供無限制的訊息和搜尋,以及超過250個應用程式和服務整合,另外也額外提供10GB的共用儲存空間,以及每名使用者都可獲得自有2GB儲存空間的服務。

除此之外,Microsoft Teams更可與會議室設備、VoIP網路電話系統,甚至獲得微軟合作認證耳麥裝置整合,讓企業能藉由軟硬體整合打造智慧會議室,或是讓行動辦公的工作成員能隨時便利的參與線上會議,並且無縫與其他工作成員討論互動,同時藉由整合微軟旗下Office文書處理服務、Power BI業務數據分析服務、Cortana數位助理等技術應用資源,更能讓團隊討論更加得心應手。

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同時,Microsoft Teams也能讓頻道內使用者一同參與會議,並且提供不同裝置使用螢幕畫面分享功能,相較其他同性質服務多半需要付費才能使用來得方便。付費版則可以額外加入會議排程、會議錄製等功能,相比免費版額外提供OneDrive、SharePoint、Planner、Yammer,以及其他Office 365服務項目。

而免費版Microsoft Teams僅提供網頁版Word、Excel、PowerPoint及OneNote文件編輯服務,但也足夠一般文件處理使用,在Office 365商務進階版,或是企業版E3/E5服務中則包含可在PC上安裝獨立使用的單機版Word、Excel、PowerPoint及OneNote,不僅可維持持續版本更新,更可讓企業佈署在最多15台裝置 (5台PC、5台平板與5支手機)上使用,另外更包含Exchange電子郵件代管及自訂電子郵件網域服務,使用者也能使用網頁版或單機版Outlook,或是藉由Microsoft Whiteboard數位白板服務討論事項。

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在安全部分,免費版Microsoft Teams服務本身也屬於區域型資料落地形式,亦即所有文件資料僅能由加入頻道的人存取使用,更針對所有待用與傳輸中資料進行加密,付費訂閱使用的Office 365商務進階版則強制要求雙重認證登入,本身則符合EU Model Clauses、ISO 27001、SOC 2、HIPAA等國際安全標準,並且提供進階稽核與報告製作功能,另外在企業版E3/E5服務內還額外提供電子文件探索和法務保存措施,對於大型企業有進一步資料管理需求,可以帶來更大便利。

至於在使用體驗部分,Microsoft Teams雖然也是透過頻道方式進行區分,但整體分類還是會依照不同團隊組織區隔,因此使用者可以很清楚透過層次劃分不同部門、團隊的分組討論項目,同時也能快速建立跨部門討論項目,討論項目也能隨時透過「打星」方便日後確認,而要提醒特定對象的話也能透過「@」進行標記。

同時,包含中文在內的44種語言介面,加上詳細輔助說明,實際上能讓使用者更輕易了解各項功能,同時也能與本身熟稔的Office套裝軟體、OneNote、OneDrive for Business等微軟軟體服務整合,討論過程中所使用文件也能方便隨時取用,讓許多使用者都能快速上手,並且無需跳離溝通平台就能完成所有工作事項。

台灣在地團隊打造的team+、韓國團隊打造的Jandi

由互動資通打造,針對企業工作團隊溝通協作需求設計的服務平台team+,則同樣主打跨部門、專案或小組討論使用需求,並且可在訊息內容確認未讀名單,藉此讓管理者掌握佈達資訊接收進度,另外也提供跨裝置行動辦公,以及一對一、多人視訊會議功能與網路通話服務,同時也透過電子白板、桌面分享強化溝通討論效率。

而檔案分享部分,則是透過私有雲服務形式存放,由企業內部自行管理,另外也能針對檔案存取加上權限管理,或是限制檔案內容不可存放在個人裝置,而team+內部資訊也同樣透過加密保護,傳輸過程也透過TLS機制加密保護,針對離職員工或手機遺失情況更額外提供遠端刪除app、取消存取權限,或是直接刪除對話內容。

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至於由韓國Toss Lab打造的Jandi,同樣提供免費版,並且區分每月每名使用者以新台幣210元提供使用的進階版,或是以每月每名使用者以新台幣320元計費的企業版,除了免費版有15000則訊息回顧限制,並且最多僅限500人加入使用等限制,其餘版本多半沒有特別限制,但只有企業版提供視訊會議功能、私有雲存放檔案、檔案下載記錄存取與檔案限制下載等額外功能,對有需求的使用者選擇彈性不算高。

雖然強調整合企業內部團隊溝通,甚至也加入外部人員聯繫功能,team+與Jandi主要還是聚焦在溝通、聯繫與檔案共享等應用需求,整體上還是不比微軟提供Microsoft Teams,或是額外付費訂閱使用的Office 365服務能提供更完整文件檔案處理編輯工具,同時更具全方位協同作業的使用體驗。

同時,依照目前企業營運成本考量來看,雖然藉由私有雲服務存放資訊能確保一定程度的資料安全,但相對也會有設備維護、電力成本,甚至人員開銷費用等支出,另外若是要對應更具彈性的行動辦公等異地存取需求的話,可能也必須承擔一定存取安全風險問題,因此整體看起來其實還是投資諸如Microsoft Teams在內公有雲應用服務較為有利,同時建置成本也相對較低。

小結

以使用需求來看,其實即時通訊服務在團隊工作溝通扮演可快速建立聯繫的工具,讓使用者能快速與特定對象完成事情交辦,但還是會有討論內容難以回溯、追蹤,甚至依然需要配合其他應用服務輔助,才能順利完成跨部門、跨裝置的聯繫溝通,但可能還談不上縮減協同工作所需花費時間、流程。

除了此次提及的Slack與Microsoft Teams,實際在市面上還包含由Facebook推出的Workplace、來自日本的Chatwork、來自澳洲的HipChat,甚至是由LINE在日本及韓國地區針對企業內部溝通打造的LINE Works,都是針對跨部門、跨裝置,以及針對協同作業使用需求打造。

而team+與Jandi則是更加著重在團隊溝通,雖然也提供檔案分享、線上會議等功能,但在工作相關應用工具串接整合比例相對較少,使用者多半還是需要額外使用其他工具作為輔助,反而不像Slack或Microsoft Teams有提供全面性的高效率工作體驗。

只是以使用需求來看的話,目前看起來還是Slack與Microsoft Teams能更符合多數工作團隊使用,甚至兩種服務都提供免費版本可作為前期導入測試,使工作團隊可以評估用於協同作業是否提供足夠流暢度、方便度,甚至可以提供必要的後續技術支援。

包含Slack與Microsoft Teams均提供豐富的線上協同作業使用需求,同時本身也提供完整的技術支援,但以台灣地區使用情況來看,後者提供服務不僅是許多人熟悉介面,同時也提供在地化服務項目,對於許多工作團隊而言,應該會是相當容易佈署使用服務。

另外,若企業因應防疫等情況而有遠距需求,可由企業IT管理者申請一個月試用方案,以利企業員工測試應對,其中Office 365 E3方案試用連結為:https://reurl.cc/6gozA6

Slack、Microsoft Teams使用方案比一比

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楊又肇 (Mash Yang)
楊又肇 (Mash),大學主修電機、輔修資管,畢業後只幫人修過電腦,卻沒有當過一天工程師,誤打誤撞進入聯合新聞網擔任科技頻道主編多年,報導領域廣泛,從晶片到手機、筆電,或從AI到新創產業軟硬兼吃。目前仍是科技新聞業流浪漢身分,除mashdigi.com網站創辦人兼主筆之外,同時也為UDN.com、癮科技、Inside、數位時代、ePrice、Stuff等媒體供稿或撰寫特稿內容,喜歡研究別人不懂的黑科技、把玩各種3C產品,是果粉也是G粉。

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